Regulamento de Gestão de Documentos da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa

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«Portaria n.º 6/2017

de 4 de janeiro

No âmbito da estratégia de modernização tecnológica e administrativa da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa (SCML), caracterizada pela simplificação, racionalização e automatização dos processos, cumpre fixar diretivas para uma eficaz gestão da informação, as quais são necessariamente aplicáveis aos documentos de arquivo, nos seus diversos tipos de suportes e formatos.

As exigências do ambiente digital, orientadas por princípios de universalidade e interoperabilidade, tornam obrigatória a adaptação das bases instrumentais que regulam a gestão dos documentos, principais repositórios da informação institucional.

Constatada a impossibilidade de adaptar ao ambiente digital o Regulamento Arquivístico da SCML, aprovado pela Portaria n.º 509/2004, de 14 de maio, assume total pertinência a definição de novas diretrizes para a gestão dos documentos, aplicáveis desde a criação até à eliminação ou, quando for o caso, à sua conservação permanente.

A eficácia da gestão documental, considerada uma peça fulcral da gestão da informação da SCML, depende pois do estabelecimento de instruções normalizadas que regulem, independentemente dos suportes e dos ambientes tecnológicos, a classificação, a organização, a avaliação, a seleção, a possível substituição de suporte e, por fim, a eliminação ou a conservação dos documentos institucionais.

As dificuldades de preservação da informação, levantadas pela rápida taxa de obsolescência tecnológica, exigem ainda a definição de estratégias e procedimentos a adotar para a preservação digital.

Assim:

Nos termos e ao abrigo da alínea d) do n.º 1 do artigo 1.º e do artigo 4.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro:

Manda o Governo, pelos Ministros da Cultura e do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social, o seguinte:

1.º É aprovado o Regulamento de Gestão de Documentos da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa, o qual consta em anexo à presente portaria, dela fazendo parte integrante.

2.º É revogada a Portaria n.º 509/2004, de 14 de maio.

3.º A presente portaria entra em vigor no dia imediato ao da sua publicação.

Em 12 de dezembro de 2016.

O Ministro da Cultura, Luís Filipe Carrilho de Castro Mendes. – O Ministro do Trabalho, Solidariedade e Segurança Social, José António Fonseca Vieira da Silva.

ANEXO

REGULAMENTO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS DA SANTA CASA DA MISERICÓRDIA DE LISBOA

Artigo 1.º

Âmbito de aplicação

1 – O presente Regulamento é aplicável a toda a documentação produzida e recebida, em qualquer suporte, pelos departamentos, serviços e estabelecimentos da Santa Casa da Misericórdia de Lisboa, adiante abreviadamente designada por SCML.

2 – O presente Regulamento não é aplicável à documentação acumulada existente na SCML.

Artigo 2.º

Gestão de documentos

Para efeitos do presente Regulamento são consideradas no âmbito da gestão de documentos as seguintes funções:

a) Classificação;

b) Avaliação;

c) Seleção;

d) Remessa;

e) Substituição de suporte;

f) Eliminação.

Artigo 3.º

Classificação

A estrutura para a classificação dos documentos, apresentada numa hierarquia desenvolvida a três níveis, fundamenta-se na Macroestrutura Funcional (MEF), versão 1.0, numa abordagem institucional, com a representação conceptual das funções desempenhadas pela SCML e com a identificação e descrição dos terceiros níveis centrada na realidade documental da instituição.

Artigo 4.º

Avaliação

1 – O processo de avaliação dos documentos de arquivo da SCML tem por objetivo a determinação do seu valor arquivístico, com vista à fixação do seu destino final: conservação permanente ou eliminação, findos os prazos de conservação administrativa.

2 – Os prazos de conservação dos documentos, cuja responsabilidade é da SCML, são os constantes da tabela de seleção de documentos que integra o anexo i do presente Regulamento.

3 – Compete à Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas, adiante designada por DGLAB, a determinação do destino final dos documentos, sob proposta da SCML.

4 – O destino final encontra-se fixado na tabela de seleção.

Artigo 5.º

Tabela de seleção de documentos

1 – A tabela de seleção de documentos, que constitui o anexo i ao presente Regulamento, contém a estrutura de classificação da documentação e a identificação das séries documentais, fixa os prazos de conservação administrativa e consigna de forma sintetizada as disposições relativas ao destino final dos documentos de arquivo da SCML.

2 – Para efeitos do disposto no artigo 3.º, a SCML apresenta proposta devidamente fundamentada e expressa em folhas de recolha de dados, adiante designada FRD.

3 – Compete ao arquivo intermédio da SCML a gestão da aplicação da tabela da seleção de documentos e procedimentos inerentes.

4 – A tabela de seleção de documentos deve ser submetida a revisões, com vista à sua adequação às alterações da produção documental.

5 – Para efeitos do disposto no número anterior, deve a SCML obter o parecer favorável da DGLAB para o efeito, mediante proposta devidamente fundamentada.

Artigo 6.º

Prazos de conservação administrativa

1 – Por prazo de conservação administrativa fixado na tabela de seleção entende-se o período sob o qual os documentos ficam sob responsabilidade do órgão produtor para o exercício das suas competências.

2 – Cabe à SCML a atribuição dos prazos de conservação administrativa dos documentos.

3 – A DGLAB emite parecer sobre os prazos de conservação administrativa dos documentos.

4 – Os referidos prazos de conservação administrativa são contados de acordo com o estabelecido no campo Forma de contagem dos prazos da FRD, entendendo-se genericamente que os prazos são contados a partir da conclusão dos processos ou da data dos documentos, quando se trate de documentos integrados em coleção, de registos ou de dossiers. Excetuam-se os documentos dispositivos (ex. leis, despachos, regulamentos) cujos prazos de conservação são contados a partir do momento em que o documento deixa de estar em vigor.

Artigo 7.º

Seleção

A seleção dos documentos para conservação ou eliminação deve ser efetuada de acordo com as orientações estabelecidas na tabela de seleção.

Artigo 8.º

Remessa de documentos

1 – De acordo com a tabela de seleção, após cumprimento dos prazos de conservação administrativa, os documentos cujo destino final seja a conservação permanente deverão ser remetidos para o serviço de arquivo da SCML.

2 – As remessas não podem pôr em causa a integridade dos conjuntos documentais.

3 – Nas remessas devem ser assegurados os pressupostos técnicos de conservação dos documentos das etapas subsequentes.

Artigo 9.º

Formalidades das remessas

1 – As remessas dos documentos mencionados no artigo 8.º devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de entrega a título de prova;

b) O auto de entrega deve ter em anexo uma guia de remessa destinada à identificação e controlo da documentação remetida, obrigatoriamente autenticada pelas partes envolvidas no processo;

c) A guia de remessa pode ser utilizada provisoriamente pelo serviço de arquivo como instrumento de descrição documental, após conferência e anotação das referências topográficas e demais informação pertinente.

2 – Os modelos referidos nas alíneas anteriores são os que constam dos anexos ii e iii ao presente Regulamento.

Artigo 10.º

Substituição do suporte

1 – A substituição de documentos do suporte original para outro suporte deverá ser realizada quando funcionalmente justificável.

2 – A seleção do suporte de substituição é da responsabilidade da SCML, devendo ter em consideração o valor probatório do suporte e as garantias de preservação, fidedignidade, integridade, autenticidade, segurança, durabilidade e acessibilidade.

3 – Nos termos do n.º 2 do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 121/92, de 2 de julho, a substituição de suporte de documentação de conservação permanente só pode ser efetuada mediante autorização expressa da DGLAB, a quem competirá a definição dos seus pressupostos técnicos.

4 – A substituição de suporte é efetuada na observância das normas técnicas definidas, de forma a assegurar as garantias mencionadas no n.º 2 do presente artigo.

5 – Os procedimentos da microfilmagem e/ou digitalização de substituição, conservação e consulta dos documentos deverão ser definidos em regulamento de microfilmagem e/ou plano de preservação digital próprio da SCML, que deverá ser aprovado pela DGLAB.

6 – A DGLAB, na sua ação fiscalizadora, reserva-se o direito de receber as fichas técnicas de controlo de qualidade dos documentos nos novos suportes produzidos relativos a séries de conservação permanente e de realizar testes por amostragem aos mesmos, após o que emitirá o respetivo parecer.

7 – As cópias obtidas a partir de microcópia autenticada têm a força probatória do original, nos termos do disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 447/88, de 10 de dezembro.

Artigo 11.º

Eliminação

1 – A eliminação dos documentos aos quais não for reconhecido valor arquivístico que justifique a conservação permanente deve ser efetuada logo após o cumprimento dos respetivos prazos de conservação administrativa.

2 – A eliminação dos documentos poderá ser efetuada antes de decorridos os referidos prazos, desde que autorizada a substituição de suporte nos termos do artigo 10.º do presente Regulamento.

3 – A eliminação dos documentos que não estejam mencionados na tabela de seleção carece de autorização expressa da DGLAB.

4 – A decisão sobre o processo de eliminação deve atender a critérios de confidencialidade e racionalidade de meios e custos.

Artigo 12.º

Formalidades da eliminação

1 – As eliminações dos documentos mencionados no artigo anterior devem obedecer às seguintes formalidades:

a) Serem acompanhadas de um auto de eliminação que fará prova do abate patrimonial;

b) O auto de eliminação deve ser validado pela Mesa da SCML e pelo responsável do arquivo;

c) O auto de eliminação deve ser remetido à DGLAB.

2 – O modelo de auto de eliminação consta do anexo iv ao presente Regulamento.

Artigo 13.º

Acessibilidade e comunicabilidade

O acesso e comunicabilidade do arquivo da SCML atenderá a critérios de confidencialidade da informação, definidos internamente, em conformidade com a lei geral.

Artigo 14.º

Garantias do sistema de arquivo

1 – A SCML deve garantir a integridade, autenticidade, segurança, durabilidade e acesso continuado à informação constante do seu sistema de arquivo.

2 – No cumprimento do disposto no número anterior, deve a SCML manter um plano de preservação aprovado pela DGLAB.

Artigo 15.º

Fiscalização

Compete à DGLAB a fiscalização sobre a execução do disposto na presente portaria.

ANEXO I

(ver documento original)

ANEXO II

(ver documento original)

ANEXO III

(ver documento original)

ANEXO IV

(ver documento original)»