Criação da Equipa Multidisciplinar para a Coordenação do Sistema de Arquivos do Ministério da Saúde (EMCSA)

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«Despacho n.º 1381/2018

O Decreto Regulamentar n.º 23/2012, de 9 de fevereiro, alterado pelo Decreto Regulamentar n.º 4/2016, de 8 de novembro, definiu a missão, atribuições e tipo de organização interna da Secretaria-Geral do Ministério da Saúde (SGMS).

Com a publicação da Portaria n.º 160/2012, de 22 de maio, foi fixada a estrutura nuclear da SGMS e estabelecido o número máximo de unidades flexíveis e matriciais, bem como as respetivas competências.

Para além das atribuições cometidas à SGMS nos referidos diplomas orgânicos, desde 2014, por força da alteração ao Regulamento Arquivístico para os Hospitais, operado pela Portaria n.º 157/2014, de 19 de agosto, passou a ser da responsabilidade da SGMS, a atribuição dos prazos de conservação dos documentos em fase ativa e semiativa.

Considerando a prossecução das atribuições e competências da Secretaria-Geral como instituição estratégica de coordenação do Sistema de Arquivos do Ministério da Saúde, promovendo boas práticas de gestão da informação e partilha de conhecimento, justifica-se a criação de uma unidade de estrutura matricial, como centro de competências com valências técnicas e profissionais diversas, de modo a assegurar a coordenação, acompanhamento e supervisão do Sistema de Arquivos do Ministério da Saúde.

Assim,

Ao abrigo do disposto no artigo 22.º da Lei n.º 4/2004, de 15 de janeiro, na sua atual redação, em conjugação com os artigos 5.º e 9.º da Portaria n.º 160/2012, de 22 de maio, determino:

1 – A constituição de uma equipa multidisciplinar, designada por Equipa Multidisciplinar para a Coordenação do Sistema de Arquivos do Ministério da Saúde (EMCSA).

2 – São atribuições da EMCSA, designadamente:

a) Coordenar as ações referentes à organização e preservação do património e arquivo históricos do Ministério da Saúde, em articulação com os demais serviços e organismos, procedendo à recolha, tratamento, conservação e comunicação dos arquivos que deixem de ser de uso corrente nos respetivos organismos produtores;

b) Organizar e manter o arquivo da SG e dos gabinetes dos membros do Governo, suportado em regulamento atualizado que assegure a normalização de procedimentos, designadamente sobre guarda, acesso, conservação e destruição de documentos;

c) Atribuir os prazos de conservação dos documentos em fase ativa e semiativa dos hospitais;

d) Coordenar o Projeto de avaliação documental da SGMS;

e) Coordenar o Projeto de Gestão Documental;

f) Criar os instrumentos de Normalização e Regulação Nacional de Arquivos de Saúde;

g) Coordenar os grupos de trabalho no âmbito do Ministério da Saúde;

h) Promover visitas técnicas aos organismos e planos de ação específicos das entidades englobando, entre outros, os seguintes domínios: gestão documental, avaliação documental, salvaguarda e descrição de espólios de interesse histórico e normalização de processos e procedimentos;

i) Ministrar formação de equipas no domínio da arquivística;

j) Exercer as demais funções que lhe sejam atribuídas.

3 – A EMCSA funciona sob a dependência direta da Divisão de Arquivo e Sistemas de Informação, integrada na Direção de Serviços de Gestão, Informação, Relações Públicas e Arquivo.

4 – Designo a Licenciada Sara Dias Alves Domingues de Carvalho, Técnica Superior de Arquivo e Biblioteca, do mapa de pessoal da Secretaria-Geral do Ministério da Saúde, como chefe da Equipa Multidisciplinar para a Coordenação do Sistema de Arquivos do Ministério da Saúde (EMCSA), dado ser detentora de aptidão e competência técnica para o exercício de tais funções, como decorre da nota curricular anexa ao presente despacho, atribuindo-lhe o estatuto remuneratório equiparado a chefe de divisão.

5 – Os demais serviços e entidades do Ministério da Saúde prestam a colaboração e informação necessárias ao desenvolvimento da missão da EMCSA, com a celeridade devida, cabendo-lhes designar o respetivo interlocutor.

6 – O presente despacho produz efeitos desde 1 de fevereiro de 2018

29 de janeiro de 2018. – A Secretária-Geral, Sandra Cavaca.

ANEXO

Nota curricular

Habilitações Académicas:

Doutoranda em Ciências da Informação e da Documentação – Escola de Ciências Sociais – Universidade de Évora.

Curso de Especialização em Ciências Documentais, variante de Arquivo – Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra.

Curso de Especialização em Ciências Documentais, variante de Biblioteca – Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra.

Curso de Especialização para Técnicos Editoriais – Faculdade de Letras da Universidade de Lisboa.

Licenciatura em Filosofia – Faculdade de Letras da Universidade de Coimbra.

Experiência Profissional:

Técnica Superior de Arquivo na Secretaria-Geral do Ministério da Saúde.

Técnica Superior de Arquivo, responsável pela coordenação do Arquivo Municipal de Lagos.

Professora convidada do Curso de Mestrado em Ciências Documentais – Universidade do Algarve – Faculdade de Ciências Humanas e Sociais.

Professora convidada da Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão – Vila do Conde (ESEIG)

Coordenadora Editorial – Almedina.

Professora de Filosofia – E.S. D. Duarte, Coimbra.

Outras Atividades:

Coordenadora da Plataforma Saúde.Doc.

Coordenadora dos Grupos de Trabalho da SGMS, a nível nacional, na área da Ciência da Informação.

Membro fundador da Rede de Arquivos do Algarve (RAALG) – Integrou o grupo coordenador da Rede de Arquivos do Algarve.

Autora de diversos Artigos e comunicações no âmbito da Ciência da Informação.»