- Despacho n.º 1030/2019 – Diário da República n.º 20/2019, Série II de 2019-01-29
Universidade de Évora
Regulamento dos Serviços da Reitoria
«Despacho n.º 1030/2019
Ao abrigo do disposto na alínea n) do n.º 1 do artigo 23.º e no artigo 73.º dos Estatutos da Universidade de Évora, homologados pelo Despacho Normativo n.º 10/2014 (2.ª série), de 5 de agosto, e ouvido o Conselho de Gestão na sua sessão de 29 de novembro de 2018, por despacho de 13/12/2018 da Reitora da Universidade de Évora, é aprovado e posto em vigor o Regulamento dos Serviços da Reitoria da Universidade de Évora, que se publica em anexo ao presente despacho. É revogado o Despacho n.º 6251/2016 (2.ª série), de 11 de maio.
ANEXO
Regulamento dos Serviços da Reitoria da Universidade de Évora
CAPÍTULO I
Disposições Gerais
Artigo 1.º
Âmbito de aplicação e missão
1 – Estabelece-se neste regulamento a organização e competências dos Serviços da Reitoria, abreviadamente designados por SR.
2 – Os SR prestam apoio aos Órgãos de Governo da Universidade de Évora, visando assegurar uma articulação eficaz entre si, as unidades orgânicas e todas as entidades, internas e externas, que se relacionam com esta Instituição de Ensino Superior.
Artigo 2.º
Organização
1 – Os SR têm uma estrutura orgânica composta por Gabinetes ou Divisões que funcionam na dependência direta do Reitor, ou em quem este delegar.
2 – Os SR podem ser dirigidos pelo Secretário da Reitoria, equiparado para efeitos remuneratórios a cargo de direção intermédia de 1.º grau, nomeado pelo Reitor, em regime de comissão de serviço, nos termos da legislação aplicável.
3 – Integram os SR os seguintes gabinetes:
a) Gabinete do Reitor;
b) Divisão de Comunicação,
c) Gabinete de Planeamento e Garantia da Qualidade;
d) Gabinete do Administrador;
e) Gabinete de Apoio à Inovação, Transferência, Empreendedorismo e Cooperação.
4 – Os SR integram ainda as seguintes unidades:
a) O Gabinete de Assessoria Jurídica;
b) Secretariado de apoio.
CAPÍTULO II
Estrutura, Atribuições e Competências
SECÇÃO I
Dos Gabinetes
Artigo 3.º
Gabinete do Reitor
O Gabinete do Reitor presta apoio direto ao Reitor, sendo composto por um secretariado, coordenado por um Chefe de Gabinete, designado pelo Reitor e que pode ser equiparado, para efeitos remuneratórios, a cargo de direção intermédia de 2.º grau, que tem por missão auxiliá-lo no âmbito das funções que lhes estão cometidas, competindo-lhe, designadamente, as seguintes atividades:
a) Apoio direto ao Reitor, em todas as suas funções e atribuições;
b) Coordenação da informação de interesse para a Reitoria;
c) Análise, instrução e despacho de expedientes oficiais e correspondências tramitadas no Gabinete do Reitor;
d) Gestão da agenda do Gabinete;
e) Articulação das relações e ligações entre a Reitora e os órgãos Institucionais, bem como com todos os stakeholders externos;
f) Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.
Artigo 4.º
Divisão de Comunicação
1 – A Divisão de Comunicação funciona na dependência direta do Reitor, é coordenado por um Coordenador, com cargo de direção intermédia de 3.º grau, ou, por decisão do Conselho de Gestão, sob proposta do Reitor, mediante análise de curriculum vitae e complexidade das tarefas a desempenhar, de 2.º grau, desenvolve a sua ação no âmbito da promoção da Imagem da Universidade, ao nível institucional, bem como na sua relação com a sociedade, competindo-lhe designadamente:
a) Preparar e projetar a imagem da Universidade, de acordo com diretivas superiormente definidas;
b) Conceber uma estratégia e plano de divulgação da imagem da Universidade;
c) Promover a difusão interna e externa da informação, coordenando a contribuição das várias Unidades Orgânicas e Serviços;
d) Apoiar publicações e edição de obras de cariz institucional,
e) Apoiar, promover e organizar a participação da Universidade em eventos, nomeadamente em congressos, seminários, exposições e fóruns de âmbito interno, nacional e internacional;
f) Apoiar os órgãos de governo da instituição em matéria de relações públicas, atos sociais e protocolares;
g) Desenvolver e acompanhar as relações com outras instituições de ensino, autarquias e organizações da região;
h) Acompanhar, recolher e tratar informação noticiosa com interesse para a Universidade;
i) Garantir a elaboração do plano, relatório anual de atividades e QUAR do gabinete em articulação com o da Universidade, submetê-los à aprovação superior e assegurar a sua concretização;
j) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do gabinete;
k) Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.
2 – A estruturação, organização e funcionamento da Divisão de Comunicação constam de regulamento a aprovar pelo Reitor.
Artigo 5.º
Gabinete de Planeamento e Garantia da Qualidade
1 – O Gabinete de Planeamento e Garantia da Qualidade (GPGQ) funciona na dependência direta do Reitor, é coordenado por um Coordenador, com cargo de direção intermédia de 3.º grau, ou, por decisão do Conselho de Gestão, sob proposta do reitor, mediante análise de curriculum vitae e complexidade das tarefas a desempenhar, de 2.º grau, e desenvolve a sua atividade no âmbito do processo global do planeamento, supervisão da implementação dos instrumentos de planeamento e avaliação competindo-lhe designadamente:
a) Gerir e monitorizar o Sistema Interno de Garantia da Qualidade e o seu processo de melhoria contínua nas várias vertentes em uso na Universidade, organizando os processos de acreditação a submeter às entidades competentes;
b) Apoiar a organização dos processos de avaliação/acreditação dos ciclos de estudo e avaliação institucional da Universidade a realizar pela A3ES;
c) Produzir os indicadores de monitorização da qualidade, de suporte ao sistema interno de garantia da qualidade e ao ciclo de planeamento da Universidade;
d) Efetuar estudos prospetivos de apoio à tomada de decisão, procedendo à recolha de dados estatísticos e ao tratamento da informação relevante para o processo de planeamento e reflexão estratégica, acompanhando o respetivo desenvolvimento até à fase de execução e promovendo a sua permanente avaliação, bem como propondo as necessárias medidas corretivas;
e) Apoiar o processo de elaboração do plano e do relatório de atividades da Universidade;
f) Elaborar a proposta do QUAR da Universidade;
g) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do gabinete;
h) Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.
2 – A estruturação, organização e funcionamento do Gabinete de Planeamento e Garantia de Qualidade constam de regulamento a aprovar pelo Reitor.
Artigo 6.º
Gabinete do Administrador
1 – O Administrador, além de outras competências legais ou regulamentares, é responsável pelos Serviços, cujas atividades supervisiona, de modo a imprimir-lhes unidade, continuidade, eficiência, garantindo a legalidade da atividade administrativa e financeira e a sua boa gestão.
2 – Compete ao Administrador apoiar o Reitor na coordenação dos Serviços e desempenhar as competências que por ele lhe forem delegadas.
3 – O Administrador tem um Gabinete composto por um secretariado e coordenado por um Chefe de Gabinete, designado pelo Administrador e que pode ser equiparado, para efeitos remuneratórios, a cargo de direção intermédia de 2.º grau, que tem por missão auxiliá-lo no âmbito das funções que lhe estão cometidas, cabendo-lhe designadamente:
a) Executar as atividades inerentes à assessoria e secretariado do Administrador e do conselho de gestão, bem como a interligação entre o administrador e as diversas unidades e serviços, nas respetivas áreas de atuação;
b) Organizar os procedimentos relativos à realização de reuniões de trabalho, nomeadamente, convocatórias, ordens de trabalho e documentação anexa, atas e deliberações;
c) Registar e promover a divulgação dos documentos que emita;
d) Organizar a agenda do Administrador e atividades conexas;
e) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do gabinete;
f) Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.
Artigo 7.º
Gabinete de Apoio à Inovação, Transferência, Empreendedorismo e Cooperação
1 – O Gabinete de Apoio à Inovação, Transferência, Empreendedorismo e Cooperação (GAITEC) funciona na dependência direta do Reitor, ou em quem este delegar, é coordenado por um Coordenador, com cargo de direção intermédia de 3.º grau, e desenvolve a sua ação no âmbito da promoção do empreendedorismo e transferência de conhecimento para a sociedade, competindo-lhe designadamente:
a) Dar apoio técnico a todos os processos necessários para garantir os direitos de propriedade intelectual derivados da atividade da Universidade;
b) Organizar os processos de pedido/registo de patentes;
c) Promover a transferência de conhecimento e a inovação, incluindo apoio às iniciativas interligadas com a criação de spin-offs;
d) Preparar acordos de licenciamento e transferência de tecnologia;
e) Prestar apoio técnico na elaboração de protocolos e de contratos de prestação de serviços.
f) Apoiar atividades associadas ao empreendedorismo;
g) Promover a criação de start-ups universitárias;
h) Fomentar a ligação à comunidade, apresentando propostas de parceria com empresas no âmbito de estágios, promovendo a empregabilidade e orientação profissional nas instituições para os estudantes da Universidade de Évora;
i) Apoiar o processo de participação da Universidade de Évora em redes, consórcios e alianças estratégicas na área da cooperação internacional, em linha com as áreas âncora definidas para a Universidade;
j) Apoiar o processo de elaboração, estabelecimento e assinatura de protocolos de cooperação interinstitucional nos vários domínios de atuação;
k) Procurar e divulgar programas que permitam a promoção, e se possível o financiamento, de parcerias e atividades que possam ser consideradas de interesse para a Universidade de Évora;
l) Elaborar candidaturas às diferentes modalidades de financiamento e apoiar a execução dos respetivos projetos.
2 – O GAITEC é o ponto de contacto de entidades externas com a Universidade para estabelecimento de parcerias.
3 – A estruturação, organização e funcionamento do GAITEC constam de regulamento a aprovar pelo Reitor.
SECÇÃO II
Das outras Unidades
Artigo 8.º
Gabinete de Assessoria Jurídica
O Gabinete de Assessoria Jurídica funciona na dependência direta do Reitor e tem como função assegurar o suporte jurídico ao Conselho Geral, ao Reitor e aos Diretores das Unidades Orgânicas, sempre que solicitado, cabendo-lhe designadamente:
a) Prestar assessoria de caráter técnico e/ou jurídico, nomeadamente através da elaboração de estudos, informações e pareceres de interesse para a Reitoria e para a Instituição;
b) Instruir ou apoiar a organização de processos do foro disciplinar, inquérito e averiguações;
c) Colaborar na preparação de instrumentos jurídicos nos quais a universidade seja parte, designadamente quanto à adequação do seu articulado para os fins em vista e a sua compatibilização com a lei geral;
d) Acompanhar ou instruir procedimentos que lhe sejam confiados;
e) Representar a UÉ nas ações judiciais, recursos e demais procedimentos que correm os seus termos nos Tribunais Administrativos em que a Universidade seja parte, acompanhando a respetiva tramitação;
f) Participar na preparação, elaboração e análise de projetos de regulamentos, deliberações, despachos e outros documentos ou minutas;
g) Acompanhar processos concursais, designadamente de aquisição de bens e serviços e de obras públicas;
h) Elaborar respostas a reclamações/recursos hierárquicos apresentados;
i) Instruir processos de inscrição, registo e constituição de pessoas coletivas;
j) Integrar júris de concurso de pessoal não docente, sempre que para tal seja solicitado;
k) Integrar ou assessorar os júris nos procedimentos de contratação pública, sempre que para tal seja solicitado;
l) Atualizar o registo do património;
m) Assegurar a divulgação diária, seletiva, dos diplomas publicados com interesse para as atividades da UE bem como a recolha, tratamento e divulgação de legislação, jurisprudência e doutrina relevante para a prossecução das atribuições da Instituição;
n) Elaborar e manter uma base de dados de natureza jurídica para apoio ao cabal exercício das competências do Gabinete de Assessoria Jurídica e dos membros da Comunidade Académica cujas funções específicas justifiquem o respetivo acesso;
o) Divulgar e monitorizar o Plano Contra a Corrupção e Riscos Conexos da UÉ;
p) Assegurar o expediente e arquivo da informação própria do gabinete;
q) Exercer outras competências que lhe sejam delegadas.
Artigo 9.º
Secretariado de Apoio
O Secretariado de apoio depende diretamente do Secretário da Reitoria ou, na ausência deste, do Chefe de Gabinete do Administrador, e incumbe-lhe apoiar administrativamente a Equipa Reitoral, o Gabinete de Assessoria Jurídica, o Conselho de Avaliação, o Provedor do Estudante e o Provedor do Trabalhador Não Docente e Não Investigador competindo-lhe designadamente:
a) Proceder às entradas, saídas e encaminhamentos dos documentos no Sistema de Gestão Documental;
b) Executar as tarefas inerentes à receção, distribuição e arquivo do expediente após registo no Sistema de Gestão Documental;
c) Preparar a documentação necessária à organização do expediente a submeter a despacho;
d) Assegurar a divulgação interna de informações, bem como de toda a documentação que seja considerada pertinente;
e) Quaisquer outras funções que lhe sejam confiadas.
Artigo 10.º
Grupos de Trabalho e Equipas de Projeto
Por despacho do Reitor, podem ser constituídos grupos de trabalho ou equipas de projeto para realização de atividades de carácter temporário e projetos especiais, com a composição, objeto e duração neles delimitados.
CAPÍTULO III
Disposições Finais
Artigo 11.º
Entrada em vigor
O presente regulamento entra em vigor no dia seguinte à sua publicação.
14/01/2019. – A Administradora da Universidade de Évora, Maria Cesaltina Frade.»