Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra – Alteração e Republicação

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«Despacho n.º 1764/2019

O Projeto Especial Imagem, Media e Comunicação da Universidade de Coimbra (PIMC), criado em agosto de 2013, permitiu a consolidação e construção paulatina de um conjunto de capacidades de comunicação na Universidade de Coimbra (UC) que antes só existiam parcelarmente. Passados mais de cinco anos está atingido um patamar de capacidade de resposta que permite a passagem de uma estrutura temporária para uma estrutura mais estável, pelo que se cria por esta via uma Divisão de Comunicação (DCom). A nova Divisão é integrada na Reitoria pois, dada a sua missão, tem uma interação muito frequente com a equipa reitoral, debaixo de cuja supervisão direta muita da sua atividade decorrerá, à semelhança do atual PIMC, que ora se extingue. A ligação a entidades externas à UC, na prossecução dos objetivos de comunicação externa e segmentada – órgãos de comunicação social, escolas, entre outras partes interessadas em interagir com os múltiplos canais de comunicação da UC – apontam também no sentido dessa integração institucional.

Tendo em conta o longo tempo já decorrido desde a primeira versão do Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra, criado em 2008, aproveita-se igualmente esta oportunidade para atualizar o respetivo preâmbulo.

Ao abrigo da alínea x) do artigo 49.º dos Estatutos da Universidade de Coimbra, homologados pelo Despacho Normativo n.º 43/2008 (2.ª série), de 1 de setembro, aprovo as seguintes alterações ao Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra, Regulamento n.º 424/2009, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 209, de 28 de outubro, alterado pelo Despacho n.º 18543/2010, publicado no Diário da República, 2.ª série, de 14 de dezembro de 2010, pelo Despacho n.º 4706/2014, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 64, de 1 de abril, pelo Despacho n.º 2260/2017, publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 53, de 5 de março, onde foi republicado, e retificado pela Declaração de Retificação n.º 238/2017, publicada no Diário da República, 2.ª série, n.º 77, de 19 de abril:

Artigo 1.º

Alteração ao Regulamento da Reitoria da UC

1 – É alterado o preâmbulo do Regulamento da Reitoria da UC (Regulamento n.º 424/2009, de 28 de outubro), que passa a ter a seguinte redação:

«O Regime Jurídico das Instituições do Ensino Superior instituiu como órgãos de governo da Universidade o Conselho Geral, o Reitor e o Conselho de Gestão. Por seu lado, os novos Estatutos da Universidade de Coimbra, publicados a 1 de setembro de 2008, passaram especificamente a prever a existência de serviços de apoio a esses órgãos de governo.

O presente regulamento estabelece a estrutura orgânica dos serviços de apoio direto aos órgãos de governo, bem como as estruturas de suporte que, por uma razão de maior proximidade com a atividade da equipa reitoral, se entende que devem estar sob a sua supervisão próxima, ou ainda aquelas que, devido à necessidade de independência funcional para o cumprimento da sua missão, não devem estar integradas nem na administração nem noutros setores da Universidade de Coimbra (UC).

Assim, ao nível da Reitoria, além dos serviços de apoio direto aos órgãos de governo, assegurados através do Gabinete do Reitor, dirigido pelo Chefe de Gabinete, integram-se diversas Divisões, e ainda os Projetos Especiais e os Observatórios.

A presente organização da Reitoria da UC, conjugada com a organização estrutural da Administração, visa criar as condições necessárias para atingir os objetivos estratégicos da Universidade.»

2 – É alterado o artigo 1.º do Regulamento da Reitoria da UC (Regulamento n.º 424/2009, de 28 de outubro), que passa a ter a seguinte redação:

«Artigo 1.º

[…]

1 – […].

2 – Junto do Reitor funcionam ainda o Gabinete de Auditoria e Controlo Interno, a Divisão de Apoio e Promoção da Investigação, a Divisão de Inovação e Transferências do Saber, a Divisão de Comunicação, bem como Equipas de Projeto ad hoc constituídas para a realização de projetos especiais e Observatórios.

3 – […].»

Artigo 2.º

Aditamento ao Regulamento da Reitoria da UC

É aditado ao Regulamento da Reitoria da UC (Regulamento n.º 424/2009, de 28 de outubro) o artigo 2.º-D, com a seguinte redação:

«Artigo 2.º-D

Divisão de Comunicação

1 – A Divisão de Comunicação exerce as suas competências no domínio da coordenação e gestão das iniciativas de comunicação interna e externa da UC, cabendo-lhe designadamente:

a) Gerir e articular os canais de comunicação da UC, designadamente no âmbito das relações com os media, das listas de distribuição de correio eletrónico, da revista Rua Larga, da televisão Web e da presença generalista da UC nas redes sociais;

b) Gerir o conteúdo editorial da página base da UC na Internet, e coordenar, em geral, a presença da UC na world wide web;

c) Divulgar a atividade da UC, particularmente a sua produção de conhecimento;

d) Prestar assessoria de imprensa aos Órgãos de Governo da UC;

e) Promover e salvaguardar a identidade e imagem da UC, assegurando a harmonização dessa imagem com as demais utilizadas pelas diversas unidades e serviços da UC;

f) Proceder à conceção e desenho dos materiais gráficos e multimédia relevantes para as atividades de comunicação da UC, sejam elas da iniciativa da Divisão de Comunicação ou das demais unidades e estruturas da UC;

g) Proceder à gestão do arquivo multimédia da UC;

h) Coordenar a comunicação dirigida ao público pré-universitário, designadamente através da organização ou participação na organização de eventos, tais como a Universidade de Verão, a presença em feiras de educação e visitas de escolas à UC;

i) Gerir a Rede de Antigos Estudantes da UC, nomeadamente no que diz respeito à gestão da comunicação com os antigos estudantes, e ligação com as Associações de Antigos Estudantes nacionais e estrangeiros;

j) Prestar serviços especializados à comunidade nas áreas da produção audiovisual e do design de comunicação;

k) Apoiar pontualmente a organização e produção de eventos;

l) Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.

2 – A Divisão de Comunicação é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.»

Artigo 3.º

Norma Revogatória

Com a entrada em vigor das alterações introduzidas pelo presente despacho é revogada a alínea b) do n.º 1 do artigo 2.º do Regulamento da Reitoria da UC.

Artigo 4.º

Disposições finais e entrada em vigor

1 – Com a entrada em vigor das alterações introduzidas pelo presente despacho no Regulamento da Reitoria da UC, é extinto o Projeto Especial Imagem, Media e Comunicação (PIMC), criado através do Despacho n.º 11680/2013, publicado no Diário da República, n.º 173, 2.ª série, de 9 de setembro, e prorrogado pelo Despacho n.º 3643/2017, publicado no Diário da República, n.º 83, 2.ª série, de 28 de abril, sendo integrados na Divisão de Comunicação todos os elementos que, à data da extinção, integrem o PIMC.

2 – O presente despacho entra em vigor no dia seguinte ao da sua publicação no Diário da República.

Artigo 5.º

Republicação

É integralmente republicado, em anexo, o Regulamento da Reitoria da UC.

31 de janeiro de 2019. – O Reitor, João Gabriel Silva.

ANEXO

Regulamento n.º 424/2009

Regulamento da Reitoria da Universidade de Coimbra

Preâmbulo

O Regime Jurídico das Instituições do Ensino Superior instituiu como órgãos de governo da Universidade o Conselho Geral, o Reitor e o Conselho de Gestão. Por seu lado, os novos Estatutos da Universidade de Coimbra, publicados a 1 de setembro de 2008, passaram especificamente a prever a existência de serviços de apoio a esses órgãos de governo.

O presente regulamento estabelece a estrutura orgânica dos serviços de apoio direto aos órgãos de governo, bem como as estruturas de suporte que, por uma razão de maior proximidade com a atividade da equipa reitoral, se entende que devem estar sob a sua supervisão próxima, ou ainda aquelas que, devido à necessidade de independência funcional para o cumprimento da sua missão, não devem estar integradas nem na administração nem noutros setores da Universidade de Coimbra (UC).

Assim, ao nível da Reitoria, além dos serviços de apoio direto aos órgãos de governo, assegurados através do Gabinete do Reitor, dirigido pelo Chefe de Gabinete, integram-se diversas Divisões, e ainda os Projetos Especiais e os Observatórios.

A presente organização da Reitoria da UC, conjugada com a organização estrutural da Administração, visa criar as condições necessárias para atingir os objetivos estratégicos da Universidade.

CAPÍTULO I

Serviços de apoio aos Órgãos de Governo da Universidade

Artigo 1.º

Serviços de Apoio aos Órgãos de Governo

1 – O apoio aos Órgãos de Governo da Universidade é efetuado através do Gabinete do Reitor.

2 – Junto do Reitor funcionam ainda o Gabinete de Auditoria e Controlo Interno, a Divisão de Apoio e Promoção da Investigação, a Divisão de Inovação e Transferências do Saber, a Divisão de Comunicação, bem como Equipas de Projeto ad hoc constituídas para a realização de projetos especiais e Observatórios.

3 – Podem ser colocados sob a supervisão direta de membros da equipa reitoral quer setores quer colaboradores dos Serviços de Apoio aos Órgãos de Governo, através de despacho do reitor, que define os termos dessa supervisão.

Artigo 2.º

Gabinete do Reitor

1 – Compete ao Gabinete do Reitor:

a) Assegurar a prestação de serviços especializados de assessoria aos Órgãos de Governo;

b) (Revogada.)

c) Assegurar o apoio aos Órgãos de Governo em matéria de relações públicas;

d) Organizar e dar apoio aos atos sociais e protocolares da Universidade;

e) Assegurar o cumprimento do protocolo da Universidade;

f) Prestar o apoio técnico necessário à elaboração de documentos e informações e à preparação de reuniões dos Órgãos de Governo e do Senado;

g) Assegurar a interface com a Administração de modo a responder eficazmente às necessidades dos Órgãos de Governo;

h) Assegurar a preparação, organização e encaminhamento do expediente técnico-administrativo e da correspondência associada à atividade dos Órgãos de Governo e do Senado;

i) Organizar e coordenar as agendas dos membros da equipa reitoral;

j) Assegurar o atendimento das entidades públicas e privadas que contactem os Órgãos de Governo;

k) Assegurar, sendo caso disso, a divulgação, pelas Unidades Orgânicas e Serviços, dos atos e deliberações dos Órgãos de Governo e Senado;

l) Arquivar todos os documentos e zelar pela segurança do arquivo em articulação com o Arquivo da Universidade de Coimbra;

m) Desempenhar outras funções que lhe sejam superiormente cometidas em matéria de secretariado e de assessoria técnica e administrativa.

2 – O Gabinete do Reitor é dirigido por um Chefe de Gabinete, livremente nomeado e exonerado pelo Reitor.

3 – O Chefe de Gabinete exerce as suas funções em comissão de serviço, pelo período de mandato do Reitor, cessando, contudo, as suas funções com o termo do mandato deste.

4 – O Chefe de Gabinete é equiparado para os demais efeitos legais a cargo de direção intermédia de primeiro grau.

5 – O Reitor, por despacho, poderá afetar ao seu Gabinete o pessoal da Universidade considerado necessário ao seu adequado funcionamento.

Artigo 2.º-A

Gabinete de Auditoria e Controlo Interno

1 – Compete ao Gabinete de Auditoria e Controlo Interno:

a) Assegurar o cumprimento de normas e processos, através de rotinas próprias, e intervenções ad-hoc por decisão do Reitor ou deliberação do Conselho de Gestão;

b) Elaborar o programa anual de auditorias que possibilite avaliar o grau de eficiência e eficácia da cobrança das receitas e a eficiência, eficácia e economicidade das despesas públicas;

c) Elaborar parecer sobre medidas tendentes a melhorar a eficiência dos serviços e a modernização do seu funcionamento;

d) Definir normas de realização de auditorias aos sistemas de suporte e de informação e promover a realização dessas auditorias;

e) Analisar os sistemas de informação e de controlo interno associados à gestão de despesa e de receita e identificação das áreas de risco;

f) Executar as ações de auditoria planeadas e outras que lhe sejam atribuídas que permitam avaliar da boa gestão de recursos e do nível de serviços assegurados pelas Unidades Orgânicas, Administração e demais Serviços da Universidade;

g) Recolher e manter atualizados, em bases de dados, as normas gerais e internas;

h) Acompanhar as auditorias externas, quer sejam promovidas pelos Órgãos de Governo, quer pelos órgãos de tutela inspetiva ou de controlo jurisdicional, bem como colaborar com o Fiscal único sempre que necessário;

i) Coordenar a elaboração dos contraditórios aos relatórios de auditoria externa;

j) Desenvolver ações de sensibilização junto das Unidades Orgânicas, da Administração e dos demais Serviços da Universidade no sentido de se atingir um maior aperfeiçoamento dos procedimentos adotados;

k) Realizar auditorias e proceder ao controlo de gestão de associações, fundações e sociedades nas quais a Universidade de Coimbra detenha participação.

2 – O Gabinete de Auditoria e Controlo Interno é dirigido por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.

Artigo 2.º-B

Divisão de Apoio e Promoção da Investigação

1 – A Divisão de Apoio e Promoção da Investigação exerce as suas competências nos domínios da divulgação, promoção e apoio especializado à elaboração de candidaturas a projetos, no âmbito de programas de financiamento competitivo nacionais e internacionais, públicos ou privados, acompanhamento de entidades terceiras com as quais a UC tem uma relação próxima, e genericamente no suporte à concretização das políticas de investigação e desenvolvimento da UC, cabendo-lhe designadamente:

a) Pesquisar, identificar e divulgar oportunidades de financiamento, apoios comunitários, ou outros, passíveis de serem aplicados a projetos de investigação, desenvolvimento e institucionais da Universidade;

b) Propor, atualizar e promover a divulgação de informação relativa a normas de gestão de candidaturas a projetos e atividades;

c) Prestar apoio especializado na elaboração de candidaturas a projetos de investigação, desenvolvimento e institucionais, a financiar no âmbito de programas de financiamento nacionais e internacionais competitivos, públicos ou privados;

d) Prestar apoio especializado na elaboração de candidaturas a projetos de prestações de serviços especializados e atividades, prestados nas Unidade Orgânicas ou outros serviços da UC;

e) Estimular as candidaturas a projetos europeus através, entre outras iniciativas, dos Centros e Laboratórios de Investigação da Universidade de Coimbra;

f) Colaborar na concretização da política da Universidade de Coimbra no sentido do desenvolvimento da capacidade de investigação e desenvolvimento em todos os setores;

g) Assegurar a análise de propostas de participação da UC em pessoas coletivas garantindo o adequado reconhecimento financeiro;

h) Acompanhar a atividade e a prestação de contas das entidades em que a UC tem uma participação, bem como prestar apoio especializado à representação da UC nas respetivas Assembleias Gerais;

i) Gerir o reporte da informação e contas no âmbito das participações da Universidade de Coimbra em pessoas coletivas;

j) Acompanhar as prestações de contas das entidades subsidiadas pela UC, gerindo o reporte interno da informação;

k) Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.

2 – A Divisão de Apoio e Promoção da Investigação é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.

Artigo 2.º-C

Divisão de Inovação e Transferências do Saber

1 – A Divisão de Inovação e Transferências do Saber exerce as suas competências no domínio da identificação das oportunidades de efetuar a transferência de inovação e de saberes da Universidade para a sociedade e o mundo empresarial e da dinamização das iniciativas e projetos que a permitam concretizar, cabendo-lhe designadamente:

a) Pesquisar, identificar e divulgar apoios comunitários, ou outros, passíveis de serem aplicados a projetos de desenvolvimento da Universidade no domínio da Inovação e da Transferência do Saber;

b) Estimular a condução desses projetos;

c) Assegurar a gestão da propriedade industrial;

d) Gerir parcerias no domínio da inovação e apoiar a criação de spin-offs universitárias;

e) Identificar e avaliar produtos resultantes de Investigação e Desenvolvimento com potencial de inovação e ou comercialização e identificar parceiros adequados para o efeito;

f) Apoiar e acompanhar as parcerias em curso no domínio da Inovação e Transferências do Saber em articulação com o Instituto de Investigação Interdisciplinar;

g) Apoiar a participação da Universidade em redes internacionais de Inovação e Transferências do Saber;

h) Promover formação em empreendedorismo e inovação;

i) Executar outras atividades que, no domínio da inovação e da transferência do saber, lhe sejam cometidas.

2 – A Divisão de Inovação e Transferências do Saber é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.

Artigo 2.º-D

Divisão de Comunicação

1 – A Divisão de Comunicação exerce as suas competências no domínio da coordenação e gestão das iniciativas de comunicação interna e externa da UC, cabendo-lhe designadamente:

a) Gerir e articular os canais de comunicação da UC, designadamente no âmbito das relações com os media, das listas de distribuição de correio eletrónico, da revista Rua Larga, da televisão Web e da presença generalista da UC nas redes sociais;

b) Gerir o conteúdo editorial da página base da UC na Internet, e coordenar, em geral, a presença da UC na world wide web;

c) Divulgar a atividade da UC, particularmente a sua produção de conhecimento;

d) Prestar assessoria de imprensa aos Órgãos de Governo da UC;

e) Promover e salvaguardar a identidade e imagem da UC, assegurando a harmonização dessa imagem com as demais utilizadas pelas diversas unidades e serviços da UC;

f) Proceder à conceção e desenho dos materiais gráficos e multimédia relevantes para as atividades de comunicação da UC, sejam elas da iniciativa da Divisão de Comunicação ou das demais unidades e estruturas da UC;

g) Proceder à gestão do arquivo multimédia da UC;

h) Coordenar a comunicação dirigida ao público pré-universitário, designadamente através da organização ou participação na organização de eventos, tais como a Universidade de Verão, a presença em feiras de educação e visitas de escolas à UC;

i) Gerir a Rede de Antigos Estudantes da UC, nomeadamente no que diz respeito à gestão da comunicação com os antigos estudantes, e ligação com as Associações de Antigos Estudantes nacionais e estrangeiros;

j) Prestar serviços especializados à comunidade nas áreas da produção audiovisual e do design de comunicação;

k) Apoiar pontualmente a organização e produção de eventos;

l) Desenvolver outras atividades que, no domínio da sua atuação, lhe sejam cometidas.

2 – A Divisão de Comunicação é dirigida por um Chefe de Divisão, cargo de direção intermédia de segundo grau.

Artigo 3.º

Projetos Especiais

1 – As Equipas de Projetos Especiais são equipas operativas, criadas em resposta a necessidades não permanentes dos Órgãos de Governo, para desempenho de tarefas ou cumprimentos de obrigações de carácter temporário ou sempre que a natureza interdisciplinar ou a especificidade das tarefas o aconselhe.

2 – As Equipas de Projetos Especiais são criadas por despacho do Reitor, que determina o objeto e âmbito da ação, a composição da equipa, o membro que coordena e o período de funcionamento da equipa.

3 – Os responsáveis de grupos de trabalho ou de projeto poderão ser remunerados por referência ao estatuto remuneratório dos cargos dirigentes de nível intermédio de segundo grau ou inferior, de acordo com o que for fixado em despacho reitoral.

Artigo 4.º

Observatórios

1 – Os Observatórios são estruturas flexíveis, de reflexão, que integrando docentes de diferentes Unidades Orgânicas, contribuem criticamente para o desenvolvimento de temáticas específicas de interesse para a Universidade.

2 – A constituição de Observatórios é decidida pelo Reitor por iniciativa própria ou sob proposta da Equipa Reitoral, das Unidades Orgânicas, dos Serviços ou da Administração, sendo, para cada caso concreto, definido o objeto e o âmbito de intervenção, os objetivos e a composição do Observatório.

3 – A atividade dos Observatórios cessa por proposta dos seus membros ou por decisão do Reitor, ouvidas as entidades proponentes da sua constituição.

Artigo 4.º-A

Conselhos Setoriais

1 – Os Conselhos Setoriais são órgãos de natureza técnico-científica e/ou consultiva, instituídos na perspetiva de coadjuvar o Reitor na reflexão sobre a orientação de novos processos ou atividades criados no âmbito da missão da universidade, competindo-lhes participar na definição das linhas gerais e acompanhar o desenvolvimento da área de atuação que originou a respetiva criação.

2 – A criação de Conselhos Setoriais é decidida pelo Reitor, por iniciativa própria ou sob proposta da Equipa Reitoral, das Unidades Orgânicas, da Administração da Universidade ou dos Serviços de Ação Social, sendo, para cada caso concreto, definido o objeto e o âmbito de intervenção, os objetivos e a sua composição.

3 – Os Conselhos Setoriais podem ser extintos por iniciativa do Reitor ou sob proposta dos seus membros, ouvidas as entidades proponentes e o respetivo Conselho, sempre que se justifique.

4 – Os membros dos Conselhos Setoriais são designados por despacho reitoral, por um período, em regra, coincidente com o mandato do Reitor.

Artigo 4.º-B

Coordenadores Científicos

1 – Os Coordenadores Científicos são órgãos unipessoais, consultivos e de reflexão, criados por área de atuação, na perspetiva de contribuir criticamente para o desenvolvimento de temáticas específicas de interesse para a prossecução da missão da universidade.

2 – Ao Coordenador Científico compete:

a) Emitir orientações no sentido de impulsionar a excelência e fomentar o desenvolvimento de programas específicos para o respetivo âmbito, tendo em vista a promoção do setor e a sua evolução qualitativa, em alinhamento com a estratégia definida pela Universidade de Coimbra;

b) Emitir pareceres técnico-científicos com vista a promover e incentivar a melhoria contínua das atividades desenvolvidas pelos Serviços da Universidade de Coimbra na respetiva área de intervenção;

c) Desenvolver outras atividades similares, dentro do mesmo âmbito, que venham a ser ponderadas como relevantes.

3 – O Coordenador Científico é designado por despacho reitoral, por um período, em regra, coincidente com o mandato do Reitor, de entre individualidades da Universidade de Coimbra de reconhecido mérito na respetiva área de intervenção.

4 – O Coordenador Científico, enquanto órgão, pode cessar, a todo o tempo, pela sua vacatura, por iniciativa do Reitor, ou ainda sob proposta do próprio Coordenador.

Artigo 5.º

Pessoal

1 – Para além do pessoal do gabinete, o Chefe de Gabinete dirige o pessoal das carreiras gerais que exerça funções na Reitoria e que integra o Mapa de Pessoal único.

2 – O pessoal atualmente a exercer funções na Reitoria ou no Gabinete do Reitor permanece no exercício das funções que atualmente vem desempenhando.

3 – A afetação do pessoal necessário ao funcionamento da Reitoria é determinada por despacho do Reitor.

Artigo 6.º

Projetos especiais em curso

As equipas de projeto criadas ao abrigo do artigo 4.º do Regulamento dos serviços e estrutura central da Universidade de Coimbra, aprovado pelo Despacho Reitoral n.º 15949/2003 (2.ª série), ou outras, que se encontrem atualmente em funções e não venham a ser extintas por despacho reitoral, mantêm-se nos termos em que tenham sido criadas.

CAPÍTULO II

Disposições Finais

Artigo 7.º

Norma revogatória

São revogados os artigos 1.º a 4.º, a alínea a) do n.º 2 do artigo 6.º e o artigo 9.º do Regulamento dos serviços e estrutura central da Universidade de Coimbra, aprovado pelo Despacho Reitoral n.º 15949/2003 (2.ª série), publicado no Diário da República, II, n.º 188, de 16 de agosto.

Artigo 8.º

Entrada em vigor

O presente regulamento entra em vigor no quinto dia após a data da sua publicação no Diário da República.»