Alteração ao Regulamento Orgânico da ESEP

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«Regulamento n.º 811/2019

Sumário: Alteração ao Regulamento Orgânico da ESEP.

Aprovação da primeira alteração ao Regulamento Orgânico da Escola Superior de Enfermagem do Porto

Considerando o Eixo 1 do Programa de ação do mandato de Presidente apresentado para o quadriénio 2018/2021;

Considerando a proposta de reorganização dos serviços, e respetivo organograma, apresentada ao Conselho geral, em reunião de 25 de julho de 2019, e amplamente divulgada e discutida no âmbito da comunidade académica;

Considerando a aprovação da referida proposta pelo Conselho de gestão, em reunião do dia 30 de julho de 2019;

Decorrido o período de consulta pública, no cumprimento do disposto no n.º 3 do artigo 110.º do Regime jurídico das instituições de ensino superior (RJIES), aprovado pela Lei n.º 62/2007, de 10 de setembro, e do n.º 1 do artigo 101.º do Código do Procedimento Administrativo, aprovado pelo Decreto-Lei n.º 4/2015, de 7 de janeiro;

Ao abrigo das competências conferidas pela alínea o) do n.º 1 do artigo 92.º do RJIES, pelo n.º 2 do artigo 21.º e pela alínea ad) do n.º 2 do artigo 31.º, ambos dos Estatutos da Escola Superior de Enfermagem do Porto;

Aprovo a Primeira alteração ao Regulamento orgânico da ESEP, aprovado por Despacho Presidente n.º 2018/01, de 11 de janeiro, e publicado no Diário da República, 2.ª série, n.º 33/2018, de 15 de fevereiro, nos seguintes termos:

Artigo 1.º

São alterados os títulos das secções III, IV e V e os artigos 2.º, 4.º 5.º, 6.º, 7.º, 8.º, 9.º 10.º, 11.º, 12.º, 13.º, 14.º 15.º, os quais passam a ter a seguinte redação:

«Artigo 2.º

[…]

1) A ESEP adota o modelo de uma estrutura matricial que se consubstancia na interação entre projetos, unidades científico-pedagógicas (UCP), serviços e unidades diferenciadas. Para o apoio às atividades que concretizam a missão e as prioridades estratégicas da escola, podem, ainda, ser criadas pelo Presidente unidades funcionais temporárias, bem como outras unidades informais de apoio.

2) Nesta matriz, os diferentes serviços integram todos os trabalhadores técnico-administrativos e as várias unidades científico-pedagógicas integram todos os trabalhadores docentes.

Artigo 4.º

[…]

O Administrador exerce as suas competências nos termos da lei, do Estatuto do pessoal dirigente da Administração Pública e dos Estatutos da ESEP.

Secção II

[…]

Artigo 5.º

Conceito e organização

1) Os serviços são estruturas de apoio às atividades de caráter administrativo, logístico ou técnico da ESEP, que integram trabalhadores técnico-administrativos, não docentes e não investigadores, e que visam a prossecução da missão e atribuições da ESEP.

2) Os serviços organizam-se em três estruturas principais, podendo, quando a diferenciação técnica e/ou o volume e especificidade do trabalho associado a algumas das suas atribuições o justifique, ser organizados internamente em núcleos funcionais mais pequenos e especializados.

3) Os núcleos funcionais referidos no número anterior podem ser criados ou extintos pelo Presidente e funcionam nos termos do regulamento interno dos serviços.

Artigo 6.º

[…]

A estrutura orgânica da ESEP compreende os seguintes serviços:

a) Serviço de gestão de recursos (SGR);

b) Serviço de sistemas de informação e gestão académica (SIGA);

c) Serviço de gestão da produção e da divulgação do conhecimento (SGC).

Artigo 7.º

Criação e funcionamento dos serviços

1) Os serviços são criados por despacho do Presidente em que constem: as áreas funcionais e, se existirem, os núcleos funcionais e respetivas atribuições, bem como a coordenação, a organização, o funcionamento e a articulação com outros serviços.

2) A cada um dos serviços cabe dar resposta às atribuições comuns definidas no artigo 8.º e às específicas estabelecidas para o mesmo nas secções III, IV e V.

3) Salvo disposição em contrário, o conjunto das atribuições do serviço ou dos respetivos núcleos funcionais considera-se atribuído a todos os trabalhadores afetos ao mesmo.

4) Os serviços funcionam na sede da ESEP e/ou em qualquer um dos seus polos, nos horários estabelecidos.

5) No respeito do horário de trabalho e da categoria de que são detentores, os trabalhadores poderão:

a) Ser alocados a um ou a mais serviços;

b) Ser mobilizados entre os diferentes serviços;

c) Exercer funções em qualquer um dos polos da ESEP.

Artigo 8.º

[…]

São funções gerais dos serviços:

a) Assegurar o atendimento presencial e não presencial dos clientes e utilizadores do serviço;

b) […]

c) […]

d) Receber e tratar todo o expediente dirigido ao serviço;

e) […]

f) […]

g) […]

h) Assegurar o reconhecimento e a cobrança dos valores gerados pelos serviços;

i) Executar o serviço técnico-administrativo e de atendimento que lhe for incumbido pelos órgãos;

j) Criar conteúdos e assegurar a atualização da informação respeitante ao serviço no sítio da Internet da ESEP;

k) Organizar e manter atualizada uma coletânea da legislação, regulamentos, despachos, normas de serviço, circulares informativas, instruções de trabalho e ordens de serviço, para consulta e aplicação dos preceitos relevantes para o serviço.

Artigo 9.º

[…]

1) Os serviços da ESEP são dirigidos por um trabalhador, no cargo de direção intermédia de segundo grau, designado de coordenador de serviço, que responde hierarquicamente ao Administrador.

2) Ao coordenador de serviço compete dirigir o respetivo serviço e, genericamente:

a) […]

b) […]

c) […]

d) […]

e) […]

f) […]

g) Garantir o correto atendimento dos clientes e utilizadores do serviço;

h) Garantir o acompanhamento das reclamações relativas ao serviço;

i) Participar nas reuniões para que for convocado;

j) Garantir a disponibilidade de informação atualizada referente à área de atuação do respetivo serviço;

k) Prestar, compilar e organizar a informação necessária à tomada de decisão dos órgãos;

l) Promover a articulação e a cooperação entre os vários serviços.

SECÇÃO III

Serviço de gestão de recursos (SGR)

Artigo 10.º

[…]

O SGR coordena e executa a gestão administrativa dos recursos financeiros, patrimoniais e humanos da ESEP, e garante o apoio logístico necessário ao seu bom funcionamento. Assegura, ainda, o secretariado e o expediente próprio dos órgãos da ESEP, bem como os serviços técnicos e especializados de assessoria de direção da ESEP.

Artigo 11.º

[…]

São funções específicas do SGR:

a) Assegurar as atividades e operações conducentes à obtenção dos meios de financiamento da escola, bem como as que dizem respeito à realização de despesas;

b) Assegurar as atividades e operações conducentes à elaboração dos documentos de prestação de contas da escola, de acordo com as normas em vigor;

c) Assegurar as atividades e operações conducentes à elaboração de relatórios estatísticos e informações;

d) Cumprir as obrigações declarativas, nomeadamente fiscais e contributivas;

e) Garantir a gestão de stocks de bens de consumo corrente;

f) Garantir a gestão dos bens de imobilizado, nomeadamente através da realização de manutenções corretivas e preventivas;

g) Manter atualizado o inventário nos termos legais aplicáveis;

h) Assegurar a tramitação dos processos de aquisição que lhe estejam atribuídos;

i) Assegurar os procedimentos administrativos inerentes ao recrutamento de trabalhadores;

j) Assegurar o apoio administrativo ao processo de avaliação do desempenho dos trabalhadores;

k) Acompanhar a execução dos contratos de trabalho;

l) Processar as remunerações e os descontos dos trabalhadores, de acordo com as regras em vigor;

m) Acompanhar a tramitação dos processos de segurança e saúde no trabalho;

n) Assegurar a limpeza e a vigilância dos materiais e das instalações;

o) Assegurar as condições técnicas e ambientais necessárias ao bom funcionamento das atividades letivas, à realização de reuniões ou de outras atividades autorizadas;

p) Realizar as funções de estafeta interno entre os serviços e entre os diferentes polos;

q) Assegurar o serviço externo;

r) Secretariar os órgãos de gestão;

s) Gerir a utilização dos espaços da ESEP, incluindo os parques de estacionamento;

t) Divulgar as decisões dos órgãos de gestão;

u) Acompanhar a organização de visitas de estudo, os procedimentos de recolha de dados e outras atividades realizadas na escola por entidades externas;

v) Garantir a elaboração e execução do plano de formação;

w) Realizar os procedimentos inerentes ao tratamento das reclamações apresentadas;

x) Apoiar tecnicamente os órgãos de gestão na implementação dos estatutos e do regime jurídico aplicável à escola;

y) Apresentar propostas de disposições normativas necessárias ao funcionamento da ESEP;

z) Implementar, desenvolver e monitorizar o sistema de gestão da qualidade em uso na ESEP, tendo em vista a melhoria contínua dos processos internos;

aa) Monitorizar a execução do plano estratégico da ESEP.

SECÇÃO IV

Serviço de sistemas de informação e gestão académica (SIGA)

Artigo 12.º

[…]

O SIGA faz o planeamento, a conceção, o desenvolvimento e a implementação dos sistemas de informação e dos recursos técnicos que garantem o suporte à realização das atividades da ESEP, bem como a gestão administrativa das atividades académicas, de apoio ao estudante e às atividades letivas, e os processos de mobilidade e intercâmbio.

Artigo 13.º

[…]

São funções específicas do SIGA:

a) Propor as medidas necessárias à implementação, à manutenção e ao desenvolvimento do sistema de informação e da infraestrutura tecnológica;

b) Transformar dados existentes nas bases de dados em informação útil à gestão dos processos internos;

c) Desenvolver aplicações informáticas integradas;

d) Assegurar a fiabilidade e a inviolabilidade do sistema de informação, em particular dos registos académicos e dos dados biométricos;

e) Realizar os procedimentos técnico-administrativos inerentes à criação, alteração ou extinção de ciclos de estudos, assegurando o cumprimento da legislação e dos regulamentos aplicáveis;

f) Customizar, anualmente, em articulação com os coordenadores de curso, as parametrizações relativas ao ano letivo, aos cursos e às unidades curriculares, no aplicativo de gestão académica, de acordo com o planeamento aprovado pelos órgãos de gestão;

g) Organizar e manter atualizados os dossiês dos cursos em funcionamento na ESEP;

h) Assegurar a gestão do percurso académico do estudante;

i) Assegurar a emissão de documentos de caráter académico, nomeadamente, de conclusão dos cursos;

j) Instruir e organizar os procedimentos de creditação e de reconhecimento de graus e diplomas estrangeiros;

k) Aplicar o regime de prescrição da matrícula;

l) Prestar o apoio técnico na utilização dos sistemas e dos recursos técnicos existentes;

m) Promover, apoiar, implementar e acompanhar os projetos de intercâmbio institucional, programas e redes de cooperação nacionais ou internacionais, nos domínios do ensino e da investigação;

n) Assegurar as funções da ação social escolar, sem prejuízo de as mesmas poderem ser desenvolvidas em articulação com outras instituições de ensino superior, nos termos fixados em protocolo;

o) Gerir a atribuição de cacifos aos estudantes;

p) Assegurar o apoio administrativo às atividades de ensino, aprendizagem e avaliação;

q) Acompanhar e monitorizar os processos de candidatura aos cursos, de adaptação à escola e ao ensino, bem como de inserção dos diplomados na vida ativa;

r) Estimular a aprendizagem ao longo da vida e fortalecer a relação de ex-estudantes com a ESEP, criando e desenvolvendo uma estrutura de ligação aos Alumni;

s) Assegurar a instalação e a manutenção dos equipamentos e sistemas tecnológicos;

t) Assegurar a realização de backups e cópias de segurança;

u) Gerir os processos de licenciamento de software e das credenciais de acesso dos utilizadores.

SECÇÃO V

Serviço de gestão da produção e da divulgação do conhecimento (SGC)

Artigo 14.º

[…]

O SGC garante a gestão da produção, promoção e valorização do conhecimento com vista à sua transferência, desenvolvendo atividade no âmbito da guarda e recolha de informação, da disseminação do conhecimento e da notoriedade da marca ESEP.

Artigo 15.º

[…]

São funções específicas do SGC:

a) Apoiar a apresentação das candidaturas a projetos ou programas de financiamento, ou outros;

b) Assegurar a gestão administrativa e financeira dos projetos ou programas em execução, em articulação com o SGR;

c) Garantir a gestão e o uso da marca corporativa ESEP;

d) Difundir a imagem científica e institucional da ESEP;

e) Elaborar, gerir e monitorizar os planos de gestão de conhecimento, de comunicação e de marketing da ESEP;

f) Assegurar a divulgação da oferta formativa e de outras iniciativas da ESEP;

g) Assegurar a organização e a divulgação de eventos culturais, científicos e institucionais da ESEP;

h) Apoiar a publicação do conhecimento produzido;

i) Gerir o sistema de gestão da propriedade intelectual da ESEP, em articulação com os serviços de natureza jurídica da escola;

j) Gerir e produzir conteúdos de informação interna e externa;

k) Assegurar a disponibilidade e a divulgação dos recursos bibliográficos e informativos existentes;

l) Assegurar a prestação de serviços a clientes;

m) Distribuir a correspondência externa pelos diferentes serviços, dar saída da correspondência e gerir o endereço de correio eletrónico institucional da escola;

n) Monitorizar os fluxos documentais;

o) Gerir a base de dados de entidades;

p) Gerir a base de dados de protocolos, cartas de parceria e acordos interinstitucionais, mantendo a sua atualização;

q) Gerir o sistema de documentação e arquivo;

r) Conservar, incorporar e recuperar o património material e documental da ESEP, incluindo o espólio museológico;

s) Assegurar os contactos com a comunicação social;

t) Acompanhar, recolher e tratar informação noticiosa e outra, com interesse para a ESEP, e proceder à sua divulgação.»

Artigo 2.º

São revogados os artigos 16.º a 23.º, 37.º a 62.º e o n.º 2 do artigo 66.º

Artigo 3.º

Em tudo o resto mantém-se o disposto na primeira versão do Regulamento orgânico.

Artigo 4.º

A presente alteração ao Regulamento orgânico da ESEP entrará em vigor no dia seguinte ao da sua publicação;

Artigo 5.º

A versão consolidada do Regulamento orgânico encontra-se divulgada no site da ESEP.

11 de outubro de 2019. – O Presidente, António Luís Rodrigues Faria de Carvalho.»