Reorganização das unidades orgânicas flexíveis da IGAS

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«Despacho n.º 7540/2021

Sumário: Reorganização das unidades orgânicas flexíveis da Inspeção-Geral das Atividades em Saúde.

A Portaria n.º 163/2012, de 22 de maio, fixa o número máximo de unidades orgânicas da Inspeção-Geral das Atividades em Saúde (IGAS). A criação das unidades orgânicas flexíveis, bem como a definição das respetivas funções é uma competência do Inspetor-Geral.

Por meu Despacho n.º 18/2021, de 24 de junho e nos termos das disposições conjugadas da alínea f) do n.º 1 do artigo 7.º da Lei n.º 2/2004, de 15 de janeiro, alterada e republicada pelas leis n.º 51/2005, de 30 de agosto, 64-A/2008, de 31 de dezembro e 3-B/2010, de 28 de abril, e republicada pela Lei n.º 64/2011, de 22 de dezembro, alterada pelas leis n.º 68/2013, de 29 de agosto e 128/2015, de 3 de setembro e ainda do n.º 5 do artigo 21.º da Lei n.º 4/2004, de 15 de janeiro, com a redação atual dada pelo Decreto-Lei n.º 116/2011, de 5 de dezembro, determinei:

1 – A criação de duas unidades orgânicas flexíveis, com as seguintes denominações:

a) Divisão de Conhecimento, Comunicação e Cooperação (DCCC);

b) Divisão de Gestão de Recursos Internos (DGRI);

2 – A DCCC apoia a elaboração dos instrumentos de gestão da IGAS, a monitorização da atividade operacional, a comunicação interna e externa, as relações-públicas, a cooperação, a gestão do conhecimento, a gestão dos processos e a gestão das tecnologias e dos sistemas de informação.

3 – Em cada uma das áreas de intervenção, a DCCC executa as seguintes tarefas:

a) No apoio à elaboração dos instrumentos de gestão da IGAS:

i) Recolhe e organiza a informação necessária à elaboração dos instrumentos de gestão;

ii) Produz os documentos que suportam os instrumentos de gestão;

iii) Assegura o controlo e a monitorização da execução dos instrumentos de gestão, elaborando relatórios de avaliação e alertando para os desvios verificados;

b) No apoio à monitorização da atividade operacional:

i) Analisa os dados registados no sistema de gestão documental e de processos e produz relatórios de avaliação, alertando para as inconformidades encontradas;

ii) Recolhe e trata os elementos estatísticos;

iii) Mantém atualizados os modelos de documentos utilizados;

iv) Mantém atualizadas e organizadas as instruções de trabalho;

c) No apoio à comunicação interna e externa:

i) Elabora e apresenta, para aprovação, um plano de comunicação anual;

ii) Executa e avalia o plano de comunicação anual;

iii) Elabora notas à comunicação social;

iv) Mantém atualizadas as bases de contactos da comunicação social e das entidades do sistema de saúde;

v) Mantém atualizada a informação na Intranet e no sítio da IGAS na Internet;

vi) Assegura a uniformização da utilização da imagem da IGAS em todos os meios de comunicação internos e externos;

vii) Assegura a assessoria de imprensa e a respetiva articulação com a assessoria de comunicação do Ministério da Saúde;

viii) Assegura o funcionamento de um Gabinete de Comunicação para desenvolver as tarefas enumeradas nos pontos anteriores;

d) No apoio às relações-públicas:

i) Mantém atualizada uma base de contactos dos responsáveis das equipas de relações púbicas das entidades do sistema de saúde e de outros organismos da administração pública;

ii) Prepara e organiza a visita dos dirigentes da IGAS a outras entidades, organizando a informação, os contactos e desenvolvendo os restantes procedimentos necessários à sua concretização;

iii) Prepara e organiza a visita de dirigentes de outras entidades à IGAS, organizando a informação, os contactos e desenvolvendo os restantes procedimentos necessários à sua concretização;

e) No apoio à cooperação:

i) Apoia o desenvolvimento da cooperação nacional e internacional nomeadamente através da elaboração de relatórios, respostas a questionários e outras solicitações provenientes de organismos internacionais e nacionais;

ii) Acompanha a celebração e a execução de protocolos;

f) Na área da gestão do conhecimento:

i) Gere o arquivo da IGAS, assegurando o respeito pelas regras de segurança, confidencialidade e acessibilidade ao mesmo;

ii) Organiza e mantém atualizado o património bibliográfico e documental da IGAS;

iii) Mantém atualizada uma base de informações sobre as entidades do sistema de saúde e os temas identificados cruciais para a atuação da IGAS;

iv) Gere a Biblioteca da IGAS, atualizado os respetivos registos bibliográficos e a acessibilidade aos mesmos;

g) Na área da gestão dos processos:

i) Assegura a organização e o registo dos processos no sistema de gestão documental e de processos, bem como a respetiva documentação associada aos mesmos;

ii) Garante a utilização do sistema de codificação para registo dos documentos digitais dos diferentes tipos de processos;

iii) Organiza e mantém atualizado o arquivo processual;

iv) Controla e corrige os erros dos registos no sistema de gestão documental e de processos por forma a obter informação de gestão fiável e correta;

v) Assegura o funcionamento de uma Unidade de Apoio Processual para desenvolver as tarefas enumeradas nos pontos anteriores;

h) Na área da gestão das tecnologias e dos sistemas de informação:

i) Gere as infraestruturas na área dos sistemas e tecnologias de Informação;

ii) Identifica as necessidades e propõe os respetivos processos de aquisição de equipamentos, serviços e aplicações informáticas;

iii) Colabora na divulgação de normas de utilização e promove a formação interna e o apoio aos utilizadores dos sistemas de informação instalados;

iv) Acompanha os projetos de infraestruturas tecnológicas, englobando, designadamente, sistemas servidores de dados, de aplicações e de recurso, redes e controladores de comunicações e dispositivos de segurança das instalações;

v) Redige e mantém atualizada a documentação técnica;

vi) Analisa, testa e mantém o correto funcionamento do sistema de gestão documental e de processos.

4 – À Divisão de Gestão de Recursos Internos (DGRI) apoia a gestão de recursos humanos, financeiros e patrimoniais da IGAS, assegura o registo e o tratamento do expediente e gere os arquivos.

5 – Em cada uma das áreas de intervenção, a DGRI executar as seguintes tarefas:

a) Na área da gestão de recursos humanos:

i) Elabora o mapa de pessoal, controla os efetivos e assegura os procedimentos administrativos relativos à constituição, modificação e extinção da relação jurídica de emprego público;

ii) Assegura a gestão administrativa de recursos humanos, designadamente no que respeita a processamento de remunerações e outros abonos, declarações de rendimentos, benefícios sociais, deslocações em serviço e gestão dos processos individuais;

iii) Garante a regular aplicação, e respetiva gestão, do Sistema Integrado de Avaliação de Desempenho da Administração Pública (SIADAP) na IGAS (SIADAP 2 e 3);

iv) Assegura a gestão da segurança e saúde no trabalho;

v) Planeia, executa e avalia o plano e formação da IGAS;

vi) Elabora e submete os respetivos instrumentos de reporte;

b) Na área da gestão financeira e patrimonial:

i) Assegura a gestão orçamental, garantindo a realização de todos os procedimentos técnicos, administrativos e contabilísticos de acordo com as disposições legais aplicáveis;

ii) Propõe as alterações orçamentais que se revelem necessárias e controlar a respetiva execução;

iii) Elabora a conta de gerência, bem como prepara os elementos necessários à elaboração de relatórios de execução financeira;

iv) Elabora os pedidos de libertação de crédito;

v) Assegura o tratamento de processos relativos à aquisição de bens e serviços e realização de despesa;

vi) Assegura o tratamento de processos de arrecadação de receita;

vii) Assegura a gestão e conservação do património e das instalações, mantendo atualizado o inventário;

viii) Promove a constituição, reconstituição e liquidação de fundos de maneio;

ix) Gere a frota automóvel da IGAS;

x) Elabora e submete os instrumentos de reporte;

xi) Assegura a manutenção, conservação e segurança das instalações, dos equipamentos e das telecomunicações;

c) Nas áreas de expediente e arquivo:

i) Assegura a receção, classificação, registo e distribuição interna de correspondência entrada, assim como todo o serviço de expedição de correspondência;

ii) Assegura e gere o atendimento telefónico geral da IGAS;

iii) Assegura a organização e gestão do arquivo intermédio e permanente.

6 – O Despacho n.º 6221/2015, de 21 de maio é revogado e, consequentemente as unidades orgânicas flexíveis, atualmente designadas por Divisão de Controlo da Atividade e Planeamento (DCAP) e Divisão de Gestão de Recursos (DGR), são extintas.

7 – O presente despacho produz efeitos a partir de 1 de julho de 2021.

28.06.2021. – O Inspetor-Geral, António Carlos Caeiro Carapeto.»