- Despacho n.º 3156/2017 – Diário da República n.º 74/2017, Série II de 2017-04-13
Estabelece disposições e determina os princípios de governança e gestão da Estratégia Nacional para o Ecossistema de Informação de Saúde (ENESIS) 2020
«Despacho n.º 3156/2017
A Resolução do Conselho de Ministros n.º 62/2016, de 17 de outubro, aprova a Estratégia Nacional para o Ecossistema de Informação de Saúde 2020 – ENESIS 2020.
Considerando que este diploma prevê, no seu n.º 3, a necessidade de estabelecer o modelo de funcionamento e coordenação operacional com vista à realização dos objetivos da ENESIS 2020, doravante designado modelo de governança e gestão do eSIS, assim como um quadro de indicadores quantitativos, metas anuais a atingir e benefícios expectáveis.
Considerando que o modelo de governança e gestão do eSIS tem como objetivo criar o enquadramento e as condições através dos quais os diversos atores e componentes do ecossistema de informação de saúde possam contribuir para a realização dos objetivos da ENESIS 2020 importa defini-lo e torná-lo público.
Visa-se que este modelo de governança e gestão do eSIS se torne uma referência de boas práticas e promova a entrega de benefícios e a otimização de riscos e recursos.
Assim, ao abrigo do n.º 3 da Resolução do Conselho de Ministros n.º 62/2016, de 17 de outubro, determina-se:
1 – Os princípios de governança e gestão do eSIS representam os valores que devem ser conhecidos, entendidos e aplicados por todas as entidades que interagem com o eSIS, e são os seguintes:
a) Responsabilidade – Todos os indivíduos ou entidades com responsabilidades, diretas ou indiretas, no eSIS compreendem e aceitam as suas responsabilidades no que diz respeito à solicitação e disponibilização de Tecnologias de Informação. Todos aqueles que têm responsabilidade por atividades, também têm autoridade para realização dessas atividades.
b) Satisfação das necessidades atuais e futuras – a definição de estratégias aos vários níveis tem em consideração as necessidades e capacidades atuais e futuras do eSIS.
c) Desempenho – as capacidades do eSIS devem ser adequadas para suportar os serviços, níveis de serviço e qualidade de serviço necessários aos requisitos da atividade atual e futura.
d) Conformidade – as Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) devem estar em conformidade com toda a legislação e regulamentos relacionados. As Políticas e Normas são claramente definidas, implementadas e executadas.
e) Racionalidade e Transparência – Os investimentos e aquisições TIC são realizados por razões válidas, com base numa análise adequada e contínua e através de um processo de decisão claro e transparente. Existe um equilíbrio adequado entre os benefícios, oportunidades, custos e riscos, a curto, médio e longo prazo.
f) Fatores humanos – as políticas e normas relacionadas com as TIC demonstram respeito pelo comportamento dos recursos humanos, considerando a realidade atual e a evolução das necessidades de todas as partes interessadas.
2 – O modelo de governança e gestão do eSIS apoia-se numa estrutura organizacional que abrange os níveis estratégico, tático e operacional visando a orientação estratégica, o planeamento, a implementação, a manutenção e a melhoria contínua do eSIS. A estrutura garante a participação e colaboração das diferentes entidades do eSIS, a definição formal das responsabilidades das várias entidades envolvidas e o reporte e monitorização. A estrutura é composta pelos seguintes órgãos:
a) Comissão de Acompanhamento do eSIS (CAeSIS) – Órgão permanente do eSIS que visa garantir o alinhamento dos objetivos e estratégias do eSIS com as necessidades das entidades e o envolvimento destas nas políticas e iniciativas definidas. Incentiva uma cultura de colaboração e partilha que promova a melhoria contínua das entidades em particular e do eSIS em geral;
b) Coordenação do eSIS (CeSIS) – Órgão permanente do eSIS com recursos humanos e financeiros dedicados, responsável por planear, monitorizar e coordenar o desenvolvimento e implementação de iniciativas, programas, projetos e serviços no âmbito da ENESIS que promovam a melhoria contínua do eSIS e a criação de sinergias, partilha e colaboração entre as entidades envolvidas, otimizando e gerindo riscos e recursos. Pelo disposto no n.º 2 da Resolução do Conselho de Ministros n.º 62/2016, de 17 de outubro, este órgão é corporizado na SPMS – Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, E. P. E.;
c) Conselho Consultivo do eSIS – Órgão permanente do eSIS que visa recolher a opinião e recomendações de representantes de partes interessadas do eSIS;
d) Fórum ENESIS 2020 – Órgão permanente do eSIS a quem compete contribuir para a dinamização e partilha de boas práticas no eSIS, abrangendo os diversos âmbitos da atividade das entidades do eSIS;
e) Comissões Locais de Informatização Clínica – Órgãos integrados em cada instituição do Ministério da Saúde ou entidades voluntárias do setor privado ou social, com a responsabilidade de conduzir e monitorizar no seio interno da sua organização as iniciativas e boas práticas no âmbito da ENESIS 2020;
f) Grupos de Trabalho – órgãos não permanentes que poderão ser constituídos para analisar e propor ações num âmbito específico.
3 – A Comissão de Acompanhamento do eSIS (CAeSIS) detém a autoridade executiva da ENESIS 2020 e é responsável pela liderança e envolvimento das entidades do eSIS, especialmente no que diz respeito à:
a) Avaliação do interesse público e das necessidades dos diversos intervenientes eSIS;
b) Aprovação dos objetivos estratégicos relacionados com o eSIS e respetivas metas;
c) Aprovação dos relatórios de acompanhamento da ENESIS;
d) Direção e controlo da implementação, manutenção e melhoria contínua do eSIS;
e) Comunicação da importância de uma gestão eficaz e integração dos requisitos do eSIS nos sistemas de informação das entidades do eSIS.
4 – Integram a CAeSIS as seguintes entidades:
a) Um Representante do membro do Governo responsável pela área da saúde;
b) O Presidente do Conselho Diretivo da ACSS, I. P.;
c) O Diretor-Geral da Saúde;
d) O Presidente do Conselho de Administração da SPMS, E. P. E.
5 – Para cada iniciativa do Portfolio ENESIS 2020, a CAeSIS nomea um sponsor que fica responsável pelo acompanhamento direto dos trabalhos, assim como pela divulgação dos resultados alcançados. Este elemento deve pertencer a um dos grupos de stakeholders identificados para a iniciativa em causa.
6 – Todo o apoio de secretariado e logística das atividades da CAeSIS fica a cargo da CeSIS.
7 – A CAeSIS deve reunir semestralmente para acompanhar os indicadores de execução da ENESIS 2020 e emanar direções estratégicas, podendo reunir extraordinariamente sempre que considere oportuno.
8 – A Coordenação do eSIS (CeSIS) é responsável pela coordenação, promoção e monitorização da ENESIS 2020, tendo em consideração as indicações comunicadas pela Comissão de Acompanhamento do eSIS (CAeSIS). Assegura:
a) O alinhamento, planeamento e organização do eSIS
b) O desenvolvimento e monitorização do portfólio de iniciativas globais que contribuem para a ENESIS 2020
c) A definição de expectativas de requisitos mínimos de capacidade das práticas adotadas pelas diferentes entidades;
d) A articulação entre as estruturas centrais de governança e gestão do eSIS e as estruturas locais, cabendo-lhe a disseminação de políticas e procedimentos pelas entidades locais e o acompanhamento e monitorização das respetivas iniciativas enquadradas na ENESIS 2020.
9 – A CeSIS é parte integrante da SPMS, E. P. E.
10 – A CeSIS é responsável pela gestão de portfólio de iniciativas da ENESIS 2020, incluindo a monitorização dos seus indicadores, assim como pela elaboração de relatórios de acompanhamento previstos no n.º 5 da RCM n.º 62/2016 e do n.º 6.1 da ENESIS 2020, que devem ser aprovados pela CAeSIS.
11 – A CeSIS é responsável pela construção e divulgação do Plano de Comunicação da ENESIS 2020.
12 – A CeSIS é responsável por definir uma arquitetura de referência dos Sistemas de Informação de Saúde, em alinhamento com a arquitetura de referência TIC da Administração Pública, com as orientações da AMA, I. P., e do Conselho para as TIC.
a) A CeSIS deverá promover e incentivar iniciativas associadas com a «Saúde em Todas as Políticas», em articulação e alinhamento com outros setores da Administração Pública.
b) A CeSIS participa nas reuniões da CAeSIS, sendo responsável por preparar a informação necessária aos pontos em agenda, assim como pela inclusão das orientações emanadas na gestão da ENESIS.
c) A CeSIS é responsável pela dinamização do Fórum da ENESIS, em articulação com as CLIC e eventuais grupos de trabalho que possam ser constituídos por solicitação da CAeSIS ou da CeSIS.
13 – O Conselho Consultivo do eSIS (CCeSIS) tem por missão prover aconselhamento sobre a ENESIS 2020 e apoiar a sua operacionalização no terreno.
14 – Integra o CCeSIS:
a) Um representante da Ordem dos Médicos;
b) Um representante da Ordem dos Enfermeiros;
c) Um representante da Ordem dos Farmacêuticos;
d) Um representante da Ordem dos Médicos Dentistas;
e) Um representante da Ordem dos Psicólogos;
f) Um representante da Ordem dos Nutricionistas;
g) Um representante de Associações de Doentes;
h) Um representante da Associação Nacional de Farmácias;
i) Um representante da Associação de Farmácias de Portugal;
j) Um representante de Associações de Gestores ou Administradores da área da saúde ou outros profissionais;
k) Representantes de outras entidades cujos contributos venham a ser considerados relevantes.
15 – Os representantes mencionados no ponto supra são indicados à SPMS, E. P. E., no prazo máximo de 30 dias após a publicação do presente despacho.
16 – Para a concretização da sua missão, o CCeSIS pode recolher informação junto dos membros das organizações representadas ou através de outros mecanismos, nomeadamente estudos e inquéritos que venha a considerar pertinentes, recorrendo para tal ao apoio logístico da CeSIS.
17 – O CCeSIS redige o seu regulamento interno no prazo de 60 dias após a data da publicação do presente despacho.
18 – O CCeSIS é secretariado pela CeSIS que deve apoiar a operacionalização das atividades do CCeSIS.
19 – O CCeSIS deve reunir semestralmente, podendo reunir extraordinariamente sempre que considere oportuno.
20 – O Fórum ENESIS tem como principal atribuição o alinhamento de expectativas das entidades entre si, a promoção de conhecimento e entendimento comum das boas práticas e a identificação de sinergias e partilha de soluções que contribuam para o cumprimento dos objetivos da ENESIS 2020.
21 – O Fórum ENESIS colabora com os grupos de trabalho que venham a ser constituídos na análise de aspetos específicos e definição de boas práticas a implementar no âmbito da ENESIS 2020.
22 – O Fórum ENESIS apoia a CeSIS nas iniciativas de promoção de uma cultura de alinhamento e partilha de boas práticas relacionadas com a governança, gestão e operação de sistemas de informação no seio das respetivas organizações, apoiando a execução do Plano de Comunicação da ENESIS produzido pela CeSIS e ajudando a dirimir eventuais dificuldades que possam ocorrer ao nível da implementação das iniciativas TIC da ENESIS 2020.
23 – Cada entidade do Ministério da Saúde designa um representante para integrar o Fórum ENESIS, que deve ser o responsável máximo pela informação e transformação digital no seio da sua Organização e outro que o possa substituir.
24 – Podem aderir ao Fórum ENESIS representantes de entidades prestadoras de cuidados de saúde dos setores privado e social, se assim pretenderem, devendo manifestar esse interesse junto da SPMS, E. P. E., enquanto entidade coordenadora.
25 – Compete a cada membro do Fórum ENESIS:
a) Promover uma cultura de alinhamento e partilha de boas práticas relacionadas com a governança, gestão e operação de sistemas de informação no seio da sua organização;
b) Designar elementos da sua organização para colaboração com os grupos de trabalho que venham a ser constituídos.
26 – O Fórum ENESIS elabora o seu regulamento interno no prazo de 90 dias após a data da publicação do presente despacho.
27 – O Fórum ENESIS reúne trimestralmente, ou sempre que solicitado pela CeSIS.
28 – As questões logísticas e preparação de agenda são da responsabilidade da CeSIS.
29 – Os Grupos de Trabalho eSIS são constituídos por forma a dar resposta a questões suscitadas pelo Conselho Consultivo eSIS e pelo Fórum ENESIS, sempre que se verifique importante a recolha de opiniões a um número alargado de intervenientes ou a pareceres de peritos.
30 – Os grupos de trabalho são dinamizados pela equipa da CeSIS, recorrendo preferencialmente a ferramentas colaborativas para obtenção de consensos, e complementadas por sessões de trabalho, analisando temas e resultados num curto espaço de tempo.
31 – Os grupos de trabalho extinguem-se automaticamente quando entregam o relatório de análise do tema para o qual foram constituídos.
32 – Os membros integrantes dos grupos de trabalho, mesmo quando externos ao Ministério da Saúde, não auferem remuneração suplementar, e as despesas de deslocação ou outras são suportadas pelas respetivas organizações a que pertencem, sendo a sua formalização efetuada por ofício da SPMS, E. P. E.
33 – As Comissões Locais de Informatização Clínica (CLIC) são responsáveis por garantir que a estratégia TIC da respetiva entidade considera os objetivos da ENESIS 2020, integra as suas iniciativas e incorpora as boas práticas do eSIS.
34 – As CLIC são responsáveis pela implementação na sua Organização das iniciativas no âmbito da ENESIS 2020, coordenando atividades dos diversos departamentos e serviços envolvidos e atribuindo responsabilidades locais pelo cumprimento dos objetivos do eSIS.
35 – As CLIC são responsáveis por monitorizar na sua Organização a implementação das iniciativas no âmbito da ENESIS 2020, incluindo a análise de indicadores de acompanhamento e risco, e reportar essa avaliação através da plataforma de Gestão de Portfólio de Iniciativas disponibilizada pela CeSIS.
36 – Os elementos das estruturas organizacionais do eSIS exercem as suas funções no seu horário de trabalho, não lhes sendo devida remuneração adicional, mas têm direito à afetação de tempo específico para a realização dos trabalhos da Comissão, bem como ao abono de ajudas de custo e deslocações suportadas pelos seus respetivos locais de origem.
37 – Todas as entidades do Ministério da Saúde devem adotar o modelo centralizado de gestão de portfólio de programas, projetos e serviços TIC e orçamento TIC consolidado, de acordo com orientações a divulgar pela Coordenação do eSIS.
38 – No âmbito da iniciativa citada no ponto anterior, cada entidade entrega à Coordenação do eSIS, até 30 de maio de 2017, o seu plano de atividades, no formato a designar pela CeSIS, incorporando iniciativas, metas e orçamento e contemplando, entre outras, as iniciativas locais de resposta à ENESIS 2020.
39 – A Coordenação do eSIS elabora, até 30 de junho de 2017, o plano de atividades e orçamento consolidado para aprovação pelo meu Gabinete.
40 – É aprovado o quadro de indicadores de acompanhamento e avaliação da ENESIS, de acordo com a Tabela 1, constante do Anexo ao presente despacho, que dele faz parte integrante.
41 – É revogado o Despacho do Secretário de Estado da Saúde n.º 132/2015, de 15 de setembro.
42 – O presente despacho produz efeitos no dia seguinte ao da sua publicação.
5 de abril de 2017. – O Ministro da Saúde, Adalberto Campos Fernandes.
ANEXO
Tabela 1
Quadro de Acompanhamento ENESIS 2020